Prinzip der elektronischen Beschaffung

Gerne möchten wir Ihnen im folgenden das generelle Prinzip der elektronischen Beschaffung verdeutlichen.

online Electronic Procurement Systems bietet flexible Lösungen für die Beschaffung individualisierter Drucksachen. Hierbei stehen die Wahrung Ihrer Corporate Identity, Kosteneinsparungen sowie die optimale Anpassung an Ihre Unternehmensstruktur im Vordergrund.

Unter elektronischer Beschaffung (auch E-Procurement genannt) versteht man die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen über das Internet. Sie wird vor allem im Bereich des betrieblichen, also des professionellen Einkaufs genutzt.

Mit diesem Begriff wird üblicherweise erst dann operiert, wenn gesicherte Zugänge in Extranets oder Intranets erfolgen. Häufig werden dabei VPNs benutzt (virtual private network), die besonders abgesichert und für Dritte nicht zugänglich sind.

In einem geschlossenen System werden die beiden Firmennetze des Lieferanten und des einkaufenden Unternehmens miteinander verbunden. Dieses bedeutet im Regelfall einen erheblichen Aufwand, um die Schnittstellen einander anzupassen. Verwenden beide Firmen bzw. Organisationen gleichartige Softwaresysteme, gestaltet sich der Verbund einfacher. Heutzutage erfolgt die Datenübertragung häufig über die plattformneutrale Beschreibungssprache XML. Gleichwohl bleibt immer noch ein erheblicher Aufwand zur Einrichtung. Aus diesem Grund rentieren sich solche Systeme nur, wenn ein erheblicher Beschaffungsumfang zwischen dem Lieferanten und dem Kunden erfolgt. Dieses ist z. B. bei Zulieferern der Automobilindustrie der Fall.

Durch die unmittelbare Verbindung zweier interner Netze ergeben sich für beide Seiten meistens erhebliche Prozesskosteneinsparungen. Die betriebsinternen Vorgänge (= Prozesse) erfolgen ohne einen so genannten Medienbruch. Ohne E-Procurement werden Bestellungen normalerweise im Kundensystem auf Papier ausgedruckt, in irgendeiner Weise (Telefax, Postversand) dem Lieferanten übermittelt und dort wieder in das Lieferantensystem eingegeben. Die Ersparnis dieses Umwegs über Papier betrifft sowohl Kosten als auch insbesondere Zeit.

Daneben werden Übertragungsfehler vermieden, die beim Wiedereinlesen des Papiers ansonsten erfolgen können - auch automatische Scanner arbeiten nicht völlig fehlerfrei. Die Verfügbarkeit der Ware kann sofort geprüft werden und so sofort die Entscheidung getroffen werden, ein Ersatzprodukt auszuwählen, das Projekt zu verschieben oder einen anderen Lieferanten zu beauftragen.

Einen weiteren Nutzen bietet sich auf der Bestellseite, wenn innerhalb dieses Systems der Bestellvorgang automatisiert wird. So besteht die Möglichkeit jedem Mitarbeiter über eine webbasierte Schnittstelle seine Bestellung selbst vorzunehmen zu lassen. Von der Einkaufsabteilung wird ein Webkatalog erarbeitet, mit dessen Hilfe der Mitarbeiter einen Warenkorb füllt. Die Bestellung wird entweder, falls genehmigungspflichtig weitergeleitet, oder nimmt sofort den normalen Bestellvorgang. Auf diese Weise wird somit auch der interne Bearbeitungszeitaufwand reduziert, da der operative Aufwand auf den Bedarfsträger selbst verlegt wird.

Üblicherweise werden in solchen Systemen nicht nur die Beschaffungsvorgänge als solche elektronisch abgewickelt. Insbesondere die Rechnungsstellung erfolgt meistens ebenfalls über das System. Hierbei müssen die entsprechenden Vorschriften der Finanzverwaltung für die steuerliche Anerkennung der elektronischen Rechnungen berücksichtigt werden.

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